年薪60万的人《如何给领导订机票》（详细解读版）

UP主: 打工人代表巍哥 · 时长: 14:27 · 🔗 B站原视频

标签: 职场思维 · 行政办公 · 领导相处 · 职业素养 · 工作方法

订机票背后的工作思维与目的

OK，这份文档已经过了保密期了。今天跟大家好好聊一聊，年薪60万的助理如何给领导订机票。主要是两个目的：一个是让大家看一看，年薪60万人工作的思维和方法；另外一个是请大家吃一堑长一智。

我是4月3号接到董事长的微信语音，他跟我说，让我去联系一下福建省的吴总，说吴总上次提了一句，想让我们4月7号过去交流一下。问问他是不是7号要去，如果是的话，要跟吴总说一声，4月8号得回来，9号董事长还有事。

我当时就给他回复了一下，我说好的，那我立马就电话沟通。大概是10分钟之后，我又给我们的董事长回了一句，说张总，我已与吴总沟通完，目前拟定的行程如下：时间4月7号上午出发，4月8号下午回，两天的时间。具体的时间、航班信息、住宿就餐信息，稍后安排确认汇报。机票所需的个人信息，我稍后和行政的同事沟通获取，由吴总统一安排订机票。请注意查收信息。

后面还有一段行程的主要安排如下：一、与当地的医疗团队沟通，进行医院的现场考察。这是对方发起的，这一块我们不细看了。其实我主要想给大家告诉的是，你去沟通订机票这件事的时候，也要去弄清楚对方主要想做什么，让你的董事长、让你的领导能够知悉。

第一阶段：出行前的内部筹备（4月3日-4月7日）

来看一眼我的工作计划，这块我觉得才是真正有价值的亮点。一共是两天的出行，那我把它分为了三个阶段。第一个阶段主要是在4月3号，就是当天再到上飞机之前。第一阶段的第一部分，主要是4月3号到4月7号，主要是集中在公司内部。

第一块我们来看，先看人物线和对方的对接人员沟通，主要进行的内容是沟通协调行程安排时间，涉及的食宿地点、票务的事宜。生活线主要是进行衣食住行的准备。

第二块是和对方的所有可能的沟通人员ABC进行沟通，询问洽谈的性质、内容的摘要、会见人物的简介。生活线上主要是沟通当地的气温、是否降雨刮风以及体感的真实温度是什么情况。

第三块是和行程的支持人员，也就是对方的接待，需要去明确一下对方有没有接机人员，并且告知航班号。

第四部分是和随行人员沟通，主要就是董事长、赵副总还有我了。我主要是告知他们两个人的行程时间、地点、事项，同时把我已经了解到的对方想要洽谈的主要内容摘要告诉他们，便于他们提前准备，心里做个建设。同时需要结合他们两个还有当地的饮食习惯和特色喜好、忌口、就餐的风俗礼仪，去做一些准备工作。

下一块主要是针对于行政的支持人员，人力行政这一块就是我们公司的票务事宜、所需的个人信息，需要去预定机场的专车接送。同时让行政去准备好蚊虫叮咬的药品，因为当地和我们北方是不同的。

另外一块主要是和财务沟通，提前知会财务差旅的预算事宜，主要涉及的就是住的地点、环境、周边的配套。这块我一会儿会详细地去解读。

还有一块就是因为涉及到4月7号我们有一个高管的会议，所以我去提前协调更改例会的时间、开会的方式，提前收集他们开会的材料并且进行打印。

行程所需的素材与硬件准备

我们接下来看一块最重要的，就是素材线。我一共准备了将近20项的素材。

附件一就是行程会见人员的名单及摘要。 附件二是这个地区的概况和介绍。这块的素材线，我最后一点会讲到它里边的主要内容是什么，先简单地过一遍。 附件三主要是竞争对手在这个城市的情况。 附件四是其他试点城市的一个政策，就是做一个横向的比对。 附件五是其他试点城市的一些具体的案例是什么情况。 附件六是竞争对手在其他城市的一个合作情况，需要我去做的调研。 附件七是对方企业的简要介绍。 附件八是我们公司高管例会的一个报告。 附件九是酒店路线及周边的配套情况。 附件十是我们公司的介绍和视频。 附件十一是我自己结合上述所有情况，总结出来的一份可行性的合作意向。

当然还有一些硬件，比如像充电宝、充电线、雨伞、名片。辣椒酱主要是我们董事长比较喜欢吃辣，福建地区也没有那么辣的菜，所以就会提前给他准备了。

这一块就是我4月3号到4月7号在公司内部进行的所有事宜。这些事宜是没有人提醒我要去这么干的，是自己去主动发起的。

出发与路途安排（4月7日）

我们再来看4月7号的八点到十点，两个小时的时间，主要的场景是在公司到首都机场这个过程当中。主要涉及到人物就是随行人员和公司的五位高管。随行人员就是我、董事长还有赵副总，公司的高管是等着去开管理会的。主要的内容就是协调安排内部的电话会，我的主要工作是安排好这个电话会，所以就要涉及到通讯器材的保障，是通过线上的会议还是电话会议等等。涉及到用的附件就是高管的例会报告，我已经把它纸质地打印出来了，可以随时去看。

再来看4月7号的十点到11点，就是在首都机场准备去值机了。随行人员这一块，我主要是去协助董事长的值机、安检和托运。对方的支持人员会给他们发一个信息，告诉他们我们是否已经顺利地起飞、有没有延误、航班的具体编号等等，让对方提前到达。

再来看整个的飞机上，就是11点到14点，上午11点到下午两点。主要的随行人员就是我、董事长还有赵副总。我会提前去给他们提交我之前准备的所有的附件材料，包括当地的一些主要介绍情况、竞争对手的情况、我们会见人员的名单背景，都会告诉他们。并且飞机上三个小时，我还会把刚刚已经完成的管理会电话会议进行一个会议的总结。这里面涉及到附件材料，我们就不详细解读了，从附件一到附件七都有，还有附件十和十一，一会我给大家看一下这个附件材料的具体内容是什么。

第二阶段：到达与现场执行（4月7日-4月8日）

第二阶段主要指的是我们已经到达了福建机场这个阶段，4月7号到4月8号这两天的时间。

下午两点到三点，我们仨已经到达机场了。主要涉及的人就不用说了，就是我们仨和对方的接机人员。主要进行的业务就是接机双方的一个介绍。这个时候我做的工作是要去找到对方人员，他们是校友还是同乡，迅速地去协助董事长破冰，进入一个高效的沟通环节。同时我也会去测量体感的温度还有实际的天气是什么样，需不需要增减衣。

第二阶段就是从福建机场到酒店内这块，一小时的时间。主要涉及的人员就是随行人员和一个接机人员。里面需要的业务主要就是酒店住所的介绍、周边配套的介绍，以及在酒店内部的安顿、房间的消毒、网络Wifi、行李安顿。用到的附件就是我提前准备好的酒店路线及周边的一个配套。

下一个阶段就是三点到03:30，从酒店到会议室。这个环节涉及的人员就是我们的三位加上对方的人员。主要进行的工作就是会议的准备、设备的调试、桌牌、名片、与会人员的介绍，还有可能洽谈内容的一个总结和支持。附件就是我司的一个介绍还有视频，包括要准备好领导的名片还有我的名片。

下一阶段从03:30到07:30，整个的四小时都是在会议室去进行的。涉及到人就是我们的主要三位还有对方的人员。这时候我需要做的工作就是会议纪要、翻译、影像资料留存、拍照、视频，并且对对方所有与会的关键人物进行观察，他们的微表情、动作、谈判的内容等等。需要用到的附件就是这一大堆，稍后还是会具体去介绍的。

晚餐的时间是07:30到09:30，这时候涉及到也是我们上述这些人。在这个时候我会提前告诉董事长和赵总他们的一个属地的就餐礼仪，协助他们进行一个座次的安排，并且告知对方的接待人员我们领导的饮食习惯还有忌口，并且去准备好随手礼。用到的附件就是这个地区的介绍，包括风俗、就餐礼仪，同时会去用到我提前准备好的一个辣椒酱。

接下来一段就是晚饭之后，从09:30到11:30这一块，其实我是待定的灵活安排。主要用到的附件就是酒店的路线及周边配套，捏个脚还是想去唱个歌，还是想去公园溜达溜达什么的。

4月8号早上的11:30到07:30（注：前一晚至次日清晨），其实这个期间是休息的时间，领导去睡觉的时间，但是我依然是有工作的。第一是次日安排的一个提醒；第二是给领导的手机充电；第三是我要集中处理我和董事长的一个邮件处理；第四是完成今天所有会议当中我进行的观察的反馈；第五，有些问题是我没有听懂的、没有看懂的，我会去利用这一小块时间去跟他请教一下。

下一阶段就是4月8号的早上07:30到08:30，早餐的时间。主要就是我和董事长还有赵总。我进行的工作就是今日行程的一个提醒，然后我们需要去到的地点和人物的一个简介的告知，以及涉及到的业务沟通的一个详细材料的讲述，我之前准备了那么多材料。同时我会进行天气变化的一个提醒。

4月8号上午的08:30到10:30，我们是进行了一个当地的医护院校的考察，这块我就不赘述了。

第三阶段：返程与后续跟进

我们直接看第三阶段，就是已经回到公司内部了，从北京机场到回到公司。

这个期间，我会给对方的人员进行礼节性的报平安和表示感谢。我还需要进行几件事：第一件事是给我们所有的随行人员，就是我、董事长、赵总以及涉及到谈事儿当中涉及到我们公司其他的支持人员，进行一个工作的汇报和持续的跟进和反馈。

还有一块是给我们公司内部的所有行政支持人员进行一个差旅的报销动作，包括对接一下过程当中有哪些小的细节的点需要去提醒他们去下次改进的。

给对方人员就是进行未尽事宜的一个明确，明确一下双方的对接人员，这个动作其实主要就是拉个群嘛。

我的最后一个动作是对整个所有这个行程当中开的所有的会进行一个会议纪要的整理，以及这个过程当中我的工作总结和优化。涉及到的素材就是大量的会议纪要、影像资料和报销票据。

核心物料清单（附件）详细解读

这个就是刚刚我一直反复提到的，我自己准备的一个行程所需要的物料清单。

先来看附件一，行程会见的人员名单及简要介绍。里面包含了基本信息，就是对方人员的姓名、年龄、性别、照片；职业信息包含了他的职位、过往履历、他做出过的亮点成绩；热点信息就是对方这个主要人员他近期有没有参加过论坛峰会、他讲的什么话、讲的主要内容是什么；包括这个人他的爱好、家庭情况、孩子的年龄等等。主要目的就是分析出对方的核心领导的人物性格和做事风格。同时我也会结合我们自己董事长的一个简要情况去进行挖掘共同点，他们是同乡、校友、有没有共同的爱好，去协助我们的老板去破冰，进行一个高效的沟通。

再来看附件二，就是福建地区的一个概况介绍。我主要是统计了他的行政划分、面积、人口、风俗、就餐礼仪、特产、特产的由来、名胜古迹以及由来的原因典故、历史的重大事件、近期的热点事件、著名的景点、公众人物等等。准备的是两份，一份电子版，一份纸质版，方便老板在飞机上去审阅嘛。

附件三，竞争对手在该城市的一个情况。我主要是通过网络可查的资料，还有去联系一些熟人，去得到竞争对手在这个地区的一个市场占有率、发展情况、是否有专门设立分公司、同类的一个合作情况等等。

附件四，其他试点政策的一个情况。主要是近5年的一个政策还有细则，这块咱们就略过。

附件七，对方企业的简要介绍情况。要去提前了解对方企业的一个成立时间、规模人数、主营业务、业务的差异化、竞争优势、在业内的口碑、对方预想的合作点等等。也是通过网络可查的资料，加上自己去设法联系一些内部的人，去进行交叉验证。

附件八，各个高管的例会报告。这块大家都懂，我们就略过。

附件九，酒店的路线及周边的配套。就是需要去了解这个酒店周边有没有银行、古迹、可散步的公园、足疗、KTV等等，给老板做好服务嘛。

附件十，我司的公司介绍及视频，略过。

附件十一，可行性的合作预想。这块主要是我结合我上述总结的所有材料去自行分析，我们双方在谈判过程当中可能涉及的合作可能性还有矛盾点。主要是两件事：第一是提供给老板一个简要的思路；第二是因为我自己的汇报，并且通过老板去给我验证一下我的想法是否正确，得到一点点的进步嘛。

这是所需要的一个硬件物料清单，我们就略过，我相信大家都能够准备得好的。

总结：事务性工作与决策支持工作的区别

最后是我一个总结。我觉得如果你要去给领导订机票，只是去打开App确认一下时间地点去订个机票的话，那你就叫事务性工作。那如果你能做到我刚刚上述做的这些呢，那就叫决策支持工作。

我的目标是确保这次出差顺利高效地进行，要让我的董事长、我的领导及所有随行人员在出差之前，对这次的出差就有一个画面感和掌控感。那我需要做的具体动作就是有更多的信息支持，更多的信息支持就等于更多次的沟通、提问、搜索和思考。

好了，分享完了。如果你们有需要的话，可以去我的小店下载一下我的原版资料，会比这个更详细一些。